EHS
Software Entwicklung GmbH



 

Die Software zur Verwaltung von Ferienpass-Aktionen

Viele Städte und Gemeinden stehen alljährlich vor der Aufgabe die Ferienpaßaktion abzuwickeln. Die dabei anfallenden Aufgaben und  Problemmatiken sind Ihnen hinreichend bekannt und steigen überproportional mit der Anzahl Teilnehmer und Veranstaltungen. Mit Hilfe des Ferienpaß-Programms können Sie viele dieser zeitaufwendigen Aufgaben sicher und schnell erledigen.

Das Programm soll Ihnen bei der Erledigung von administrativen Aufgaben helfen. Hierzu stehen u.a. folgenden Funktionen zur Verfügung:

Pflegen von Veranstaltungen

Mit Hilfe eines Assistenten werden Veranstaltungen angelegt. Dabei können wahlweise eine Vielzahl an Details aufgenommen werden.  Alle Angaben können auch später erfolgen oder wieder geändert werden.
  • Name und Kurzübersicht der Veranstaltung
  • Teilnahmebedingungen (min/max Alter, min/max Anzahl, Einverständnis der Eltern, nur bei gutem Wetter, usw.)
  • Art der Zuteilung (Reihenfolge oder per Losverfahren)
  • Termine (Anmeldung, Durchführung)
  • Betreuer, Veranstalter
  • Kosten pro Teilnehmer (wobei unterschiedlichen Kosten für verschiedene (frei definierbare) Personentypen oder z.B. nach Anzahl Familienangehöriger oder abhängig vom Alter vergeben werden können)  und Gesamtkosten der Veranstaltung
  • Stichworte, Klassen o.ä.
  • Zuordnen von Bezirken
  • ....
Veranstaltungen, deren Teilnehmer per Losverfahren zugeordnet werden, können mittels eines Zufallszahlengenerators ermittelt werden. Die Veranstaltungen können alle auf einmal ausgelost werden. Dabei wird berücksichtigt, 
  • wieviel andere Veranstaltungen ein Teilnehmer bereits gebucht hat
  • eine evtl. geäußerte gemeinsame Teilnahmen eines Teilnehmers mit anderen Teilnehmern
Auch können die Details aller Veranstaltungen zur Vorbereitung des Ferienpass-Kalenders als HTML Datei ausgegeben werden. Dabei können vorher pro Feld Druckkennzeichen angegeben werden, mittels denen gesteuert wird, ob das Feld mit ausgegeben werden soll oder nicht.

Pflegen von Teilnehmern und Teilnehmerlisten

Auch die Teilnehmer werden analog den Veranstaltungen mit Hilfe eines Assistenten angelegt. Zusätzlich können die Teilnehmer auch aus Fremdprogrammen übernommen werden. Erfasst werden Daten wie
  • Name, Vorname, Geschlecht und Geburtsdatum
  • Ferienpass Nummer - kann manuell oder automatisch vergeben werden, wobei Eindeutigkeit sicher gestellt wird.
  • Personen Typ (Kind, Erwachsenener, Begleitperson, ... ) - Frei definierbar
  • Adressdaten
  • Telefonnummern, eMail Adressen, Notfalladressen, Krankenkasse usw
  • Angabe, ob Teilnahmegebühren per Bankeinzugsverfahren eingezogen werden (und Erstellen einer Überweisungsliste für ein externes Zahlungsprogramm).
  • Behinderungen, Allergien oder andere besondere Merkmale
  • bis zu 5 frei definierbare Felder
Aus den angelegten Teilnehmern können direkt aus einer Liste per Mausklick die Teilnehmer den Veranstaltungen zugeordnet werden. Weitere Funktionalitäten:
  • Aufnahme / Stornierungen von Teilnehmern unter Berücksichtigung der Teilnahmebedingungen
  • Automatische Aufnahme in Wartelisten und Übernahme aus Wartelisten
  • Teilnahmegebühren. Gezahlte und noch nicht gezahlte Gebühren werden farblich unterschiedlich angezeigt und am Ende der Liste jeweils aufsummiert - noch zu zahlender Betrag und bereits gezahlter Betrag.
  • Vorlage einer Einverständniserklärung der Eltern
  • Angabe von evtl. gemeinsamen Teilnahmen mit anderen Teilnehmern
  • Die Veranstaltungen, an denen ein Teilnehmer teilnimmt können für einen oder gleich für alle Teilnehmer per E-Mail verschickt werden.

Betreuer und Veranstalter

  • Wie die Veranstaltungen und die Teilnehmer werden auch die Veranstalter und Betreuer über einen Assistenten angelegt.
  • Für alle Veranstaltungen, Teilnehmer, Betreuer oder Veranstalter können Sie zusammenfassende Übersichten oder die Teilnehmer-  bzw. Veranstaltungslisten drucken oder exportiert werden.

Dynamische Listen.

Sie können Listen für alle oder nur bestimmte Veranstaltungen, Teilnehmer, Betreuer oder Veranstalter erstellen. Diese Listen bieten jeweils folgende Funktionalitäten:
  • Alle Übersichten können Sie selbst zusammenstellen, d.h. die Spalten einer Liste können Sie per Mausklick auswählen. Sie können sich zum Beispiel alle zur Zeit angemeldeten Teilnehmer pro Veranstaltung oder alle gebuchten Veranstaltungen pro Teilnehmer anzeigen lassen.
  • Enthält eine Liste Spalten, wie zum Beispiel Kosten einer Veranstaltung oder Teilnahmegebühren, werden am Ende der Liste die aufsummierten Beträge angezeigt.
  • Alle Spalten einer Liste können auf- oder absteigend sortiert werden
  • Alle Spalten können nach einem bestimmten Inhalt durchsucht werden
  • Alle Übersichten können wahlweise gedruckt oder exportiert ( als HTML Seite, EXCEL, WORD) werden, wobei bei Druckausgabe der Seitenkopf und -fuß individuell (bis zu 10 Zeilen je 3 Angaben, links-, rechtsbündig oder zentriert, Schriftart -Farbe und Größe pro Angabe unterschiedlich, ...) gestaltet werden können.
    Damit haben Sie die Möglichkeit zum Beispiel die Teilnehmerlisten direkt im Internet zur Verfügung zu stellen
Das Programm bietet weitere Möglichkeiten. Sie können zum Beispiel mit verschiedenen Bezirken arbeiten. Sie können entweder von mehreren Standorten (Bezirken) aus auf einer Datenbank arbeiten, oder Sie können zunächst "offline" auf verschieden Datenbanken arbeiten und diese später zusammen führen. ...

Dabei wurde darauf geachtet, daß das Programm einfach zu bedienen ist. An vielen Stellen des Programms stehen Ihnen Schalter zur Verfügung, mit denen Sie

  • direkt in das jeweilige Thema der Onlinehilfe springen können oder
  • sich einige Animationen anzeigen lassen können, die Ihnen die Bedienung bestimmter Aufgaben in einem kleinen Film anzeigen.

Voraussetzung sind Grundkenntnisse in der Bedienung von Windowsprogrammen.

Das Programm wird noch weiter ausgebaut werden. Wenn auch Sie bestimmte Anforderungen oder Wünsche haben können Sie uns diese gern mitteilen, damit das Programm auch zukünftig den Anforderungen aus Ihrer Praxis gerecht wird.

Ab Frühjahr 2008 werden wir eine vollständig Internet oder Intranet fähige Lösung anbieten. D.h. das Programm kann dann als Windows Anwendung oder auch als Internet/Intranet Anwendung genutzt werden.

Sollten Sie und einige andere Verwaltungen in Ihrer Umgebung Interesse haben, würden wir Ihnen auch gern die Leistungsfähigkeit des Programms vor Ort demonstrieren.

Neugierig geworden? Sie können das Programm als Demoversion 30 Tage lang testen. Sollten Sie sich dann für den Kauf entscheiden, können Sie aus der Demoversion eine Vollversion machen, ohne das Ihnen Daten verloren gehen.

Sie können uns telefonisch ( Tel. 05472 / 1396 ) oder per eMail ( info@ehsoftware.de ) erreichen.

EHS Software Entwicklung GmbH, 49152 Bad Essen, Tel. 05472 / 1396,  eMail: post@ehsoftware.de    Impressum